La synchronisation de bases - Présentation

Principes de fonctionnement

La fonction de synchronisation permet de traiter deux cas :

• la réplication d'une base ;
• le catalogage collectif.

Réplication de bases

Ce cas concerne principalement les serveurs web lorsque ceux-ci sont dissociés de la base en exploitation ; cette configuration comprend :

• une base Kentika en exploitation ;
• une base Kentika servant l'interface web, hébergée dans une DMZ ou chez un fournisseur d'accès par exemple.

La base en exploitation met à jour la base hébergée.

Deux cas peuvent se présenter :

• la base répliquée ne renvoie aucune information à la base en exploitation ; nous appellerons ce cas "synchronisation unilatérale " ;
• la base répliquée renvoie des informations à la base en exploitation ; ce cas se produit lorsque la fonction de saisie via le web est présente ou lorsqu'il est possible de saisir des réservations sur le serveur web ; nous appellerons ce cas "synchronisation bijective ".

Catalogage collectif

Dans cette configuration, plusieurs bases Kentika en exploitation mettent à jour une base collective. Les bases en exploitation ne reçoivent pas d'information de la base collective. Nous appellerons ce cas "synchronisation collective ".

Règles de synchronisation

Pré-requis

Chaque base impliquée dans la synchronisation est identifiée par sa signature (= nom du dossier d'archivage).

La signature est une information essentielle car elle détermine les règles de dédoublonnage appliquées lors de l'intégration d'un lot de modifications :

• si la base de départ et la base d'arrivée ont la même signature, le dédoublonnage des documents, auteurs, références, personnes et revues s'effectuent sur le numéro unique (record_num) ;
• si les bases n'ont pas la même signature, les règles de dédoublonnage sont paramétrables.

Rappel : ces règles sont les mêmes que celles appliquées à l'export / import d'enregistrements au format Kentika.

Le seul cas où les deux bases doivent avoir la même signature est la synchronisation unilatérale, où la base d'arrivée est un miroir de la base de départ. Pour les deux autres cas, il faut que chaque base, y compris la base d'arrivée, ait sa propre signature.

Informations synchronisées

Deux groupes d'informations sont identifiés :

• les tables présentes dans l'explorateur dans les menus "Base de données" et "Bibliothéconomie" ;
• les tables de paramétrage présentes sur l'écran Préférences.

Toute intervention effectuée sur ces tables est enregistrée dans un journal des opérations :

• ajout ;
• modification ;
• suppression.

La synchronisation se base sur ce journal pour déterminer les enregistrements devant être synchronisés.

Tables explorateur

Le paramétrage de la synchronisation permet de déterminer quelles sont les tables qui doivent être synchronisées, en appliquant ou non un filtre. Pour chacune de ces tables, Kentika analyse le journal des opérations pour déterminer les évènements survenus depuis la dernière synchronisation.

Un enregistrement ajouté ou modifié est envoyé avec son environnement :

• enregistrements liés ;
• archives (selon le paramétrage défini) ;
• type d'objet ;
• rubriques paramétrables ;
• valeurs des rubriques paramétrables de type code.

Tables de paramétrage

Les ajouts et modifications sur les tables de paramétrage ne sont pas envoyées automatiquement à chaque déclenchement de la synchronisation. Cela doit être réalisé manuellement. Ceci permet de mettre au point tous les éléments de paramétrage puis de les faire migrer en choisissant les tables devant être mises à jour.

Exemple : vous créez des requêtes de type dossier web puis les organiser ; vous pouvez ensuite envoyer la table des requêtes à la base synchronisée.

Cas particulier : suppression d'enregistrements dans une table de paramétrage

La suppression d'un élément de paramétrage ne migre pas lors de l'envoi manuel d'une table de paramétrage. Elle ne migre qu'avec un lot préparé suite à des interventions sur une des tables explorateur à faire migrer.

Cas particulier : modification du libellé d'un type d'objet

La modification du libellé d'un type d'objet implique dans la base en exploitation la mise à jour de tous les enregistrements associés à ce type.

Exemple : vous renommez le type de document "Article" en "Article de périodique" ; tous les documents de type anciennement "Article" ont été transformés en "Article de périodique".

Si vous êtes amené à effectuer cette opération, vous ne devez pas envoyer manuellement la table des types d'objet. Cette opération exceptionnelle sera envoyée avec un lot d'enregistrements mis à jour et sera répercutée automatiquement sur la base d'arrivée lors de l'intégration du lot.

Modalités d'export

Le paramétrage de la synchronisation permet de :

• choisir les tables à synchroniser ;
• appliquer un filtre pour ne faire migrer que certains enregistrements ;

Exemple : synchroniser les articles mais pas les notes internes.

• exclure des rubriques au sein des enregistrements ;

Exemple : ne pas faire migrer une rubrique servant à identifier des enregistrements confidentiels.

• inclure ou non les archives.

Modalités d'import

L'import d'un lot est réalisé en appliquant une stratégie d'import qui permet de fixer pour chaque table les règles à appliquer :

• créer les nouveaux enregistrements ou les ignorer ;
• dans le cas d'un doublon, conserver l'enregistrement dans la base ou le remplacer par l'enregistrement importé ;
• accepter les suppressions.

Les règles sont les mêmes que celles appliquées lors d'un import de données au format Kentika avec une particularité concernant les suppressions, informations non présentes dans un fichier d'export au format Kentika.

Bien qu'ayant été exportés, certains enregistrements peuvent être ignorés lors de l'intégration dans la base d'arrivée.

Catalogage collectif

Dans le cas d'un catalogage collectif, pour conserver une cohérence à la base collective, il est conseillé de désigner une des bases de départ comme étant la base de référence en terme de paramétrage et en conséquence :

• accepter les modifications de paramétrage de cette base ;
• refuser les modifications de paramétrage des autres bases.

Même si une des autres bases envoie son paramétrage, celui-ci ne sera pas intégré.

Ceci peut être réalisé globalement pour toutes les tables de paramétrage ou être affiné table par table en répartissant les responsabilités.

Dans la base collective, il devra y avoir autant de stratégies d'import que de bases susceptibles de la synchroniser.

Règles de déclenchement

Kentika permet deux modes :

• automatique dans lequel la synchronisation se déclenche aux jours et heures définis ;
• manuel, qui permet d'envoyer un lot d'enregistrements à la demande.

Mode automatique

Kentika permet de choisir les jours et heures de déclenchement de la synchronisation. Cela ne concerne que l'envoi des lots de mise à jour.

Dans une plage horaire de déclenchement de la synchronisation, Kentika vérifie :

• s'il y a des enregistrements ayant été mis à jour depuis le dernier déclenchement ;

- si oui, Kentika tente une interrogation sur l'adresse IP désignée et vérifie :

• qu'une base Kentika est en service sur cette machine ;
• que la signature de cette base est conforme à ce qui a été paramétré ;
  • si oui, le lot est préparé et envoyé ;
  • le lot est intégré dès sa réception sur la base d'arrivée ;
  • la base d'arrivée vérifie si elle doit envoyer un lot en retour à la base de départ ;
  • si oui, elle prépare et envoie le lot qui est intégré dans la base de départ ;
  • la communication est ensuite coupée entre les deux bases jusqu'à la prochaine synchronisation.

Mode manuel

Pour envoyer un lot en mode manuel, il faut dans un premier temps, tester le serveur c'est-à-dire vérifier :

• qu'une base Kentika est en service sur la machine avec l'adresse IP paramétrée ;
• que la signature de cette base est conforme à ce qui a été paramétré ;

Lorsque cette première étape est franchie, après envoi et intégration du lot sur la base d'arrivée, il est possible de recevoir un lot en retour.

Emplacement des lots

Les lots sont enregistrés dans le dossier ALTemp de la machine en charge de la synchronisation dans un sous-dossier nommé "Synchro" et organisé ainsi :

• un sous-dossier OUT pour les lots sortant ;
• un sous-dossier IN pour les lots entrant.

Dans chacun de ces dossiers In et OUT, se trouvent des sous-dossiers portant la signature des bases impliquées dans la synchronisation dans lesquels sont enregistrés les lots.

Les lots créés par :

• synchronisation automatique

ou

• synchronisation manuelle avec sélection automatique des enregistrements ;

sont nommés "L_" suivi d'un numéro d'ordre et de l'extension ".blb".

Les lots créés par une sélection manuelle des enregistrements sont nommés "S_" suivi d'un numéro d'ordre et de l'extension ".blb".