Exploitation avancée : emails (envoi et réception)

 

 

 

Les envois de emails, couplés au serveur web, constituent un volet important de la promotion et de la visibilité de son activité. Ils s'inscrivent dans une démarche de communication dont un des objectifs est d'attirer les utilisateurs vers les produits proposés sur son site.

 

Outil de communication instantané, ils offrent une très grande souplesse et réactivité dans son activité au quotidien. Exemple : ils permettent de demander instantanément à un diffuseur de revue d'envoyer le dernier numéro non reçu sous peine de ne jamais plus le recevoir ; un ouvrage est sorti et une personne en a besoin de manière urgente : un email peut être adressé directement à l'emprunteur.

 

Outil de productivité : le email est le moyen de communication le plus rapide et demande très peu de temps pour le rédiger et l'envoyer.

 

Préambule

 

Kentika dispose de fonctions d'envoi et de réception de emails.

 

En envoi, cela permet d'automatiser un certain nombre de tâches (la diffusion sélective d'informations, les relances...) ou de faciliter l'envoi ponctuel de messages avec, par exemple, une liste de résultats ou des fichiers archivés.

 

En réception, cela permet d'alimenter la base de données par des emails qui sont réceptionnés via la centrale d'importation.

 

Ces outils étant pilotables par script, il est possible de créer une véritable chaîne de traitement.

 

Les protocoles supportés sont SMTP pour l'envoi de email et POP pour la réception. Ces protocoles sont les plus couramment utilisés. La plupart des serveurs de messagerie proposent ces protocoles ou bien proposent des passerelles.

 

Pour les envois, vous devez avoir enregistré vos réglages en paramètrage. Pour la réception, cela s'effectue directement au niveau de la centrale d'importation.

 

La fonction d'envoi est optimisée, la fonction de réception limitée à l'alimentation de l'application. La vocation n'est donc pas de remplacer un logiciel de messagerie personnelle.

 

Envoi de emails

 

Les envois de emails peuvent être ponctuels (exemple : envoyer une liste de documents à un destinataire), en lots (envoi d'une newsletter à l'ensemble des personnes d'une liste de diffusion), en mode semi-automatique (relance des emprunts), en mode automatique (exécution, en mode batch, de la diffusion sélective des informations).

 

 

Envoi ponctuel

 

Les envois ponctuels peuvent être effectués selon différents cas de figure.

 

Envoi d'une sélection à un ou plusieurs destinataire

 

A partir de l'explorateur de données, vous souhaitez envoyer une sélection d'enregistrements à un ou plusieurs destinataires.

 

Sélection des enregistrements et envoi de la liste

 

L'écran de création d'un nouveau message est ensuite proposé.

 

Envoyer un message à une sélection de destinataires

 

Sur les fiches des différents enregistrements peuvent figurer des rubriques de type "adresse email". Ces adresses peuvent être utilisées pour envoyer des messages. Le même message sera envoyé simultanément aux destinataires sélectionnés.

 

Envoi d'un message à plusieurs destinataires

 

Envoyer un message à un destinataire

 

A partir de la fiche signalétique, si une rubrique de type adresse email est présente, un lien est automatiquement proposé.

 

Clic sur l'intitulé "Adresse EMail" : ouvre le dialogue de création d'un message.

 

A partir des données de gestion, si cela est pertinent, la possibilité d'envoi d'un message est proposée.

 

Emprunt : envoyer un message à l'emprunteur

 

Revue : envoyer un message

 

Fournissseur : envoyer un message

 

Commande : écrire au fournisseur

 

Suggestion d'achat ou ligne de commande : écrire au destinataire

 

 

email prédéfini ou texte type ?

 

Les deux possibilités sont offertes. Choisir entre un email prédéfini (tout le contenu est prévu à l'avance) et un email composé à la demande : c'est la fréquence d'envoi qui va nous guider.

 

email prédéfini

 

Un message récurrent, toujours composé du même texte : on opte pour un email prédéfini.

 

Sélection d'un email pré-défini

 

email composé à la demande

 

Si vous avez saisi des textes types en paramétrage, vous pouvez composer un email en tapant le texte voulu et/ou en appelant successivement les différents textes que vous sélectionnez successivement.

 

Appel des paragraphes successifs

 

 

Ecran de création d'un message

 

Un email ponctuel peut être préparé et envoyé à une sélection de destinataires. Un maquette type peut être utilisée.

 

Dialogue de création d'un nouveau message.

 

 

Installation

 

Les scripts proposés dans l'explorateur sont ceux définis dans les préférences comme illustré ci-dessous.

 

Scripts d'envoi de emails

 

Envois automatiques

 

L'application comporte des traitements pré-programmés. Certains de ces derniers provoquent la génération de emails : DSI ; relance des emprunts ; relance des fournisseurs ; relance des diffuseurs de revues ; envoi des bons de commande (suivant le paramétrage des fournisseurs) ; livraison : prévenir les personnes ayant fait les demandes d'achat.

 

Dans la gestion des maquettes traitement de texte, il est possible de fixer une utilisation spéciale correspondant à chacun de ces envois automatiques. Ces maquettes peuvent ensuite être couplées avec une ressource de type email (sinon, c'est le traitement de texte transformé en html qui est envoyé).

 

Maquette affectée à un traitement spécial

 

Couplage "maquette / ressource"

 

Envoi sur évènement

 

Grâce aux possibilités offertes par les scripts, il est possible de déclencher l'envoi de emails sur certains évènements ou bien à périodicité régulière. Les possibilités sont très larges.

 

Exemple : script / batch provoquant l'envoi de emails de relance des emprunteurs en retard de plus de 7 jours, les lundi uniquement

 

Si (Numero du jour(Date du jour)=2)

DFin:=Date du jour-7

E_Relance (11)

Fin de si

 

 

Vous pouvez également programmer des envois de emails sur tout type d'évènement. La syntaxe de la procédure SMTP_email permettant de réaliser ceci est simple à maîtriser.

 

Suivi des messages

 

La fenêtre de suivi des messages permet de visualiser les messages envoyés, de créer un nouveau message, de supprimer des messages. Elle est accessible à partir de l'option de menu "exploitation".

 

Dialogue de suivi des messages

 

NB : cette option d'exploitation ne nécessite pas de script : elle est automatiquement proposée.

 

Les messages affichés dans l'explorateur de données

 

Dans certains cas, il peut être utile de faire afficher les messages dans l'explorateur. Cela permet d'utiliser les outils de recherche, sélectionner des enregistrements à supprimer et de réaliser des impressions.

 

Réglage en paramétrage et affichage dans l'explorateur de données

 

Relève de messages

 

La centrale d'importation

 

La programmation de la relève de boîtes aux lettres peut être assurée par la centrale d'importation.

 

Réglage d'un import via email

 

Par programmation

 

Pour des besoins particuliers (ie : qui n'aboutissent pas forcément à de la création d'enregistrements), il est possible d'utiliser la procédure "POP_emails" au sein d'un script.

 

 

 

 

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